der sanfte weg von der papierakte zur digitalakte

 
 
 
 
 

 
 
Archivierung: √úbernahme ...

Ihre Datenträger werden nach Ihrem aktuellen Ablagesystem mit einer Von - Bis - Indizierung versehen und durch unsere Mitarbeiter in standardisierte Boxen verpackt.

Nach der Einlagerung in unser Archiv, können Sie -bedingt durch die Vorerfassung- weiterhin auf Ihre Akten, oder einzelne Dokumente zugreifen.

a) Archivierung und Ablagerung gem. Aufbewahrungsfristen
Bei der Einzelindizierung Ihrer Akten werden folgende Daten erfasst:

  • Aktenbeschriftung
  • Abteilung/Kostenstelle / weitere Ordnungskriterien
  • Zugriffsberechtigte
  • Aufbewahrungsfrist/Vernichtungszeitpunkt
  • Standort in unserem Hause

Durch die Einzelindexierung sind auch Zugriffe aus unsortierten Beständen und projektbezogene Zuordnungen möglich.

Die Indizierung, sowie Protokollierung sämtlicher Bewegungen Ihrer Akten, erfolgt direkt über das BDSG-Connect-Portal. Der Zugang ist durch ein personen-† und gruppenabhängiges Authentifizierungsmodell mit vorher definierten Bereichen geregelt.

Die Daten werden bei ihrer Übertragung auf Basis eines RSA Public-/Private Key Exchange und AES (256 Bit) Session Encoding vollständig verschlüsselt. Dadurch ist technisch sichergestellt, dass zwischengeschaltete Rechner im Internet† den Datenstrom nicht entziffern können.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Genehmigung durch Ihr Haus, werden die Datenträger gemäß BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) vernichtet. Die anschließend angepassten, monatlichen Gebühren spiegeln somit immer Ihren aktuellen Bedarf.

b)† Archivierung und Dokumentenkonvertierung / Scannen

Auch hier können Sie schon während der Dokumentenkonvertierung weiterhin, jederzeit auf Ihre Akten zugreifen.

In der Vorbearbeitung legen wir mit Ihnen gemeinsam fest, welche Akten bis zur Vernichtung lediglich archiviert, und welche Akten/Dokumente digitalisiert werden sollen.

Dabei sind gesetzliche, wirtschaftliche und betriebsrelevante Überlegungen entscheidend.

Eine redundante Haltung aller Daten auf mehreren, geografisch voneinander unabhängigen Servern ist im Sinne eines qualifizierten Recovery - Managements unabdingbar und ist integraler Bestandteil unserer Dienstleistung.

 

 
Der Weg ...