der sanfte weg von der papierakte zur digitalakte

  
 
 
 
 
 
 
Archivierung: Pflege und Zugriff...

Pflege

Ihre Aktenbestände werden strikt nach dem mit Ihrem Haus vereinbarten Ablagesystem in unseren brand- und einbruchgesicherten Lagerräumen archiviert. Die Akten sind dabei in neutralen Boxen verpackt - nur mit dem Index versehen - optisch neutral und anonym - in Hochregalen gelagert.

Hier haben ausschließlich unsere auf das Bundesdatenschutzgesetz, sowie dem Deutschen Bank- und Sozialgeheimnis verpflichtete Mitarbeiter/innen Zutritt.

Sämtliche Aktenzugriffe und Bewegungen werden protokolliert.

Sie erhalten einmal jährlich eine Vorschlagsliste über die Akten, die gem. gesetzlicher, oder festgelegter Aufbewahrungsfristen vernichtet werden dürfen.

Nach Freigabe durch Sie, werden die entsprechenden Akten aussortiert und gem. BDSG vernichtet. Der nun angepasste Bestand bildet die Grundlage für die weitere Berechnung der monatlichen Gebühren.

Die vernichteten Bestände bleiben mit dem protokollierten Vernichtungsdatum revisionssicher indexiert.

Der Zugriff

Autorisierte Mitarbeiter/innen Ihres Hauses können zu jeder Zeit durch ein gesichertes Authentifizierungsmodell direkt auf das BDSG-Connect-Portal zugreifen und folgende Aktionen ausführen:

  • Einsichtnahme in Ihre Aktenbestände incl. aller Erfassungs- und Bewegungsprotokolle
  • Anforderung Ihrer Boxen/Akten/Dokumente in
    Papier,Fax- oder digitaler Form

Die angeforderten Unterlagen werden wie folgt ausgeliefert:

  • Aktenordner/Boxen bundesweit innerhalb von 24 Stunden
  • Einzeldokumente per Fax- oder in digitaler Form innerhalb von 3 Stunden

Auch um die Rückführung ausgelieferter Akten in unser Archiv kümmern wir uns.

Durch die schnellen Zugriffszeiten können nicht nur inaktive, sondern auch aktive Dokumente ausgelagert werden.
 
 
Der Weg ...